Tichá jednací zóna na veletrhu: případová studie z BVV Brno
Tichá jednací zóna na veletrhu: případová studie z BVV Brno
Mezinárodní strojírenský veletrh (MSV) v Brně patří mezi největší průmyslové akce ve střední Evropě. Ročník 2025 přivítal přes 80 000 návštěvníků a 1 600 vystavovatelů z 30 zemí. S těmito čísly přichází i výzva, kterou zná každý pravidelný účastník — kde v hluku veletržních hal vést seriózní obchodní jednání?
Organizátoři MSV 2025 se rozhodli tento problém řešit systémově. Ve spolupráci s dodavatelem akustických řešení vznikla pilotní „Tichá jednací zóna" vybavená kabinami SilentBox. Přinášíme kompletní případovou studii od plánování po výsledky.
Výchozí situace: hluk jako bariéra obchodu
Průzkum mezi vystavovateli MSV 2024 odhalil znepokojivá čísla:
- 73 % vystavovatelů označilo hluk za hlavní překážku kvalitních obchodních jednání
- 58 % uvedlo, že kvůli hluku ztratili alespoň jednu obchodní příležitost
- 81 % by uvítalo tiché jednací prostory přímo v areálu výstaviště
Měření hluku v hlavních halách během MSV 2024 potvrdilo subjektivní pocity — průměrná hladina hluku v hale A dosahovala 78 dB s špičkami přes 85 dB v době hlavního návštěvnického provozu. Pro srovnání: klidná kancelář má hladinu hluku kolem 40–45 dB.
„Každý rok vidíme totéž. Vystavovatelé se snaží jednat přímo u stánků, překřikují se, opakují čísla a podmínky. Výsledkem jsou nedorozumění a únava na obou stranách," popsal situaci projektový manažer MSV.
Řešení: Tichá jednací zóna
Koncept
Organizátoři vyčlenili prostor o rozloze 120 m² v blízkosti vstupu do haly A — nejfrekventovanější haly výstaviště. Záměrně zvolili lokaci na hlavní komunikační ose, aby zóna byla snadno dostupná z celého areálu.
Vybavení
Tichá jednací zóna byla vybavena:
- 6× SilentBox Solo — individuální kabiny pro telefonáty a videohovory
- 3× SilentBox Duet — prostornější kabiny pro obchodní jednání 2–4 osob
- Centrální recepce s rezervačním systémem
- Čekací zóna s pohodlným sezením a nabíjecí stanicí
- Informační tabule s dostupností kabin v reálném čase
Kabiny SilentBox Solo nabízejí zvukovou izolaci 35 dB a jsou vybaveny LED osvětlením, ventilací a elektrickou zásuvkou. Model Duet disponuje navíc stolkem, dvěma sedadly a dostatečným prostorem pro rozložení dokumentů nebo notebook.
Implementace
Harmonogram nasazení byl překvapivě kompaktní:
- 3 týdny před veletrhem — doručení kabin na BVV
- Montáž — kompletní instalace 9 kabin a zázemí za 1 pracovní den (6 hodin)
- Testování — 2 dny před zahájením proběhlo ověření akustiky, elektřiny a rezervačního systému
- Provoz — 5 dnů veletrhu s obsluhou recepce od 8:00 do 18:00
Na rozdíl od stavebních řešení nevyžadovaly kabiny žádné zásahy do infrastruktury haly. Stačilo připojení k elektrickému rozvaděči a rovná podlaha. Demontáž po veletrhu trvala 4 hodiny.
Výsledky: čísla hovoří jasně
Využití kabin
Během pěti dnů MSV 2025 zaznamenal rezervační systém následující data:
| Ukazatel | Hodnota |
|---|---|
| Celkový počet jednání v tichých kabinách | 534 |
| Průměrná délka jednání | 22 minut |
| Vytíženost kabin Solo | 87 % provozní doby |
| Vytíženost kabin Duet | 94 % provozní doby |
| Špičková hodina | 10:00–11:00 (100 % obsazenost) |
Spokojenost uživatelů
Po skončení veletrhu obdrželi organizátoři zpětnou vazbu od 312 uživatelů tiché zóny:
- 92 % hodnotilo akustický komfort kabin jako „výborný" nebo „velmi dobrý"
- 88 % uvedlo, že jednání v kabině bylo produktivnější než u stánku
- 96 % by službu využilo znovu
- 65 % vystavovatelů požádalo o zachování tiché zóny i pro další ročník MSV
Hlasitosti uživatelů
„Měl jsem videohovor s centrálou v Mnichově přímo z veletrhu. V kabině Solo jsem měl klid jako v kanceláři. Protějšek ani nepoznal, že jsem na veletrhu." — Obchodní ředitel německé strojírenské firmy
„Podepsali jsme předběžnou smlouvu na dodávku CNC strojů v hodnotě dvou milionů korun. U stánku bychom se nedohodli ani na podmínkách schůzky." — Jednatel české výrobní společnosti
„Jako organizátoři jsme dostali více pozitivní zpětné vazby na tichou zónu než na cokoli jiného za posledních pět let." — Projektový manažer MSV
Poučení a doporučení
Z pilotního projektu vzešlo několik cenných poznatků pro organizátory, kteří zvažují podobné řešení.
Lokace je klíčová
Data z rezervačního systému potvrdila, že 70 % uživatelů přišlo spontánně — zónu viděli cestou do haly a rozhodli se ji využít. Umístění v rohu by tuto návštěvnost výrazně snížilo.
Rezervační systém je nutnost
V prvním dni fungovala zóna bez rezervací — kabiny obsazovali ti, kdo přišli dříve. Výsledkem byly fronty a frustrace. Od druhého dne spustili jednoduchý online systém, kde si uživatelé rezervovali kabinu přes QR kód na 15, 30 nebo 45 minut. Okamžité zlepšení plynulosti provozu.
Signage a navigace
Pouhá přítomnost kabin nestačí — návštěvníci musí vědět, kde je najdou a jak je použít. Organizátoři umístili navigační cedule ke všem vstupům do haly, informaci zahrnuli do aplikace veletrhu a zmínili tichou zónu v úvodním briefingu pro vystavovatele.
Závěr
Případová studie z BVV Brno ukazuje, že tichá jednací zóna není luxus, ale praktická nutnost moderního veletrhu. Investice do akustického komfortu se vrací ve formě spokojenějších vystavovatelů, kvalitnějších obchodních jednání a silnější reputace akce. Pro organizátory veletrhů a konferencí v České republice je to signál, který nelze ignorovat — ticho na veletrhu prodává.